こんにちは！ケンドーマメです。
転職を考えている人にとっても、既に転職して新人として入社した人にとっても、引継ぎというのは非常に重要です。
転職を考えている人は既存の会社とうまくやるために、新人の方は新しい職場に馴染むために、しっかりとした心構えが必要です。
僕は今回で3回転職をしているので、その中で大切だと思った心がまえを8つ紹介します。
引き継ぎを受ける側の新人の心構え8選
まずは100％言われた通りに仕事をする
個人的には一番大事かなと思ったので、最初に紹介します。
会社は「法人」というように、「人」でありそれぞれ異なった「人格」があります。
僕は今の会社で4社目ですが、それぞれ性格の異なる会社で勤務していました。文化や考え方もそれぞれです。
そこで仕事を教わる時、「この方法効率悪いな」とか「未だに手入力してるの？」など思う時があったとしても
まずは100％言われた通りの作業手順で仕事をします。
それは、その会社の文化があり、僕は雇われの身なので会社の文化を尊重すべきだと考えているからです。
100％言われた通りの手順で行い、3か月同じ作業をしたりして慣れてきた時に、自分がやりたい方法を提案すればいいんです。
最初から「ここは無駄ですよね」なんて言うとひんしゅくを買います。
仕事のストレスは人間関係が大半だと思っていますから、無駄な争いはやめた方が利口です。
まずは3か月でいいので、言われた通り仕事をこなして慣れましょう。
手順はからなずメモを取って覚える
僕の経験則、引継ぎを受ける際、引継ぎをする人が手取足取り教えてくれるのは、最初だけです。
特に中途であればそれは顕著です。
僕が作業している所を横から確認しつつ、間違いなどを指摘してくれるのも最初だけです。
次同じ作業をする時、「とりあえずやってみましょう」と言われる事がほとんどでした。
そして、作業が完了したら確認をしてもらう方式です。
4社経験しましたが、その様な形式の会社がほとんどでした。
そして、何もメモを取っていないと作業する事が難しいです。
例えば、○○フォルダに保存されているデータを開いて、××システムから保存したデータを加工する
の様な細かい作業などはメモしないと覚えられません。
(メモしても抜けがあるくらいです)
一度見た情景や手順は忘れないというスーパーマン以外はメモを取る事をオススメします。
わからない事はわからないと言う
仕事を教わっていると、どうしてもわからない事などが出てくると思います。
また、自分でやってみた時に、わからない所がでてくると思います。
その時は素直にわからないと言いましょう。
そうしないと、後で会社の人に迷惑をかけてしまうからです。
特に中途入社ですと、社会人経験がある分
「わからないというと、会社の人に（こんな事もわからないのか）と思われそう」
や、対した事ないと思われるのが嫌。という気持ちが働いて、わからないと言いづらいかもしれません。
しかし、言わないと後でミスが発覚した際
なぜ言わなかったのだろうと思われて、信用を落とします。
どんなに社会人経験を積んでいても、その会社の仕事は初めてな訳なので、わからない事があって当然です。
遠慮なく確認する様にしましょう。
質問のタイミング
わからない事を聞く事も大事ですが、タイミングも大事です。
極端な例ですが、引継ぎをしてくれる人が会議に行く直前に聞いたとしても答えてくれませんよね。
伺いを立ててから
なるべく忙しそうにしている時を避けて、「今よろしいですか？」と確認してから聞く様にしましょう。
それで忙しい場合は、「いつ頃ならよろしいでしょうか。」など日程を確認しましょう。
僕の経験則ですが、よほど急な仕事がない限り優先して聞いてくれる事が多かったです。
自分で20分程調べてから
手が停まって何も仕事が進んでいない時間が1時間もあると会社の業務に支障がでるので辞めた方がいいですが、すぐ聞くのもよくない気がします。
フォルダの場所を忘れてしまったりしたら、ある程度は自分で探して、それでもわからないなら聞きましょう。
「自分で探したが見つからなかった」と言えば印象も悪くないはずです。
逆に「なんで早く相談しなかったのか」と言われる様な会社であれば、次からすぐに相談すればいいんです。
聞き方のOK例・NG例
OK例
- ○○について自分なりに調べてみたのですが、どうしても分からない部分があって教えていただけますか？
→自分で調べたことを伝え、具体的な疑問点を明確にする - 今、お時間よろしいでしょうか？○○についてご相談したいことがあります。
→相手の状況を確認しつつ、要件を簡潔に伝える - 先ほどご説明いただいた○○の部分ですが、もう一度詳しく教えていただけますか？
→どこが分からないかを具体的に伝える
NG例
- これ、どうすればいいですか？
→何が分からないのか、どこまで調べたのかが不明瞭 - 今すぐ教えください
→新人なので、仕事が停まって大変なのはわかるが、相手の状況への配慮がない。 - 前にも聞いたかもしれませんが…
→個人的に、同じ質問は2回まで。それ以降は「メモを取らない人」という印象を与える
主体的に学習する
言われた通りに仕事をして慣れてきたら、今度は主体的に学習するようにしましょう。
業務マニュアルを積極的に探して読む
業務マニュアルがある場合、何度も見返す事で引継ぎ担当の負担を減らす事が出来ます。
もし存在しない場合は、メモを取った内容を整理して自分でマニュアルを作ってみましょう。
僕も新卒で入った会社を退職する際、マニュアルを作成しておきましたが、引継ぎが非常に楽でした。
自分が引き継ぐ番になった時に楽なので、マニュアルがない会社の場合はマニュアルを作る事をオススメします。
業務の背景や目的を理解する
言われた通り仕事している中で、慣れてきたら「なぜこの業務が必要なのだろう」や「この作業をすると会社にとって何に使われているのか」などを確認してみましょう。
そうすることで、引継ぎをする人も業務の棚卸になりますし、やらなくていい業務が発覚する事もあります。
僕が実際に体験した例ですが、ある数値を報告していましたが、実はそれがどこにも使われていない事がわかりました。
なんとなく体系的に引き継がれてきただけという事でした。
背景や目的を確認すると、こういうやらなくていい業務を発見する事にもつながるので、遠慮なく聞きましょう。
逆に、勤続数年経ってから確認すると、「そんな事も知らないで仕事してたの！？」という印象をいだかれたり、別部署の人から背景を聞かれた時に背景を答える事ができず「何も知らない人」という印象をいだかれる可能性が高いです。
入社して日が浅い内(1年以内)を目安に、背景などを確認する様にしましょう。
業界の専門用語などを学ぶ
どの業界にも固有の専門用語や略語があります。会話の中で出てきた専門用語はメモして、あとで調べたり質問したりして理解を深めましょう。業界の基本的な知識を身につけることで、コミュニケーションがスムーズになります。
自分の過去の経験も共有する
中途採用で入社したあなたは、少なくとも1社経験しているはずです。
その中で、色々な経験をしたと思います。
そこで得た経験を、ぜひとも新しい会社で共有してほしいと思います。
例えば仕事の進め方とか、別部署への報告の仕方とか、なんでも良いです。
あなたが前の会社で経験し、実践した事などを共有しましょう。結構重宝されます。
ただ、バランスが難しくて、事あるごとに「前の会社ではこうでした。」などと言うと反感を買いますので、聞かれたら答える程度にしておくのもいいでしょう。
そこらへんは、会社の雰囲気にもよります。
報告はこまめに
仕事をする上でコミュニケーションは欠かせません。
ホウレンソウが大事です。(皆さんご存知ですよね笑)
報告、連絡、相談の事です。
その中で、結構忘れがちなのが報告です。何かを頼まれた時や、作業が終わった時など、報告を忘れてしまいがちです。
僕も実体験としてあったのが、郵送物の送付を頼まれて忘れてしまいました。
「あれ送ってくれた？」って言われて気付きました。
それ以来、頼まれた事はもちろん、何かの進捗があれば報告する様にしています。
例えば、電子帳簿保存法の兼ね合いで、色々作業がありました。
それは郵送などと違い一回で終わらないものです。その為進捗報告が必要です。
僕は細かく作業報告をしました。そうすると、「〇〇はこうした方がいいんじゃない？」など「これはこういう認識だとまずいのでは？」など意見をもらう事ができます。
自分の認識が間違っている事を直してもらえる上に意見交換も出来ます。
こまめに報告しない手はありません。
特に、月次のルーティーンワークではなく電子帳簿保存法の対応など、初めて行う仕事については本当にこまめに報告した方がいいです。
新卒の頃の上司にも「細かく報告して。極端な話、休憩行きますとかトイレ行きますレベルでも良いよ。それで不要なら言うから」と言われました。
それで最初は休憩行きますと報告していましたが、「休憩の時は報告しなくてよい」と言われたので、報告を辞めました。
報告の頻度
何か行動を起こす時や、トラブルが起きた時はもちろん報告が必須ですが、それ以外のタイミングでいつ報告すればよいか、僕の主観ですが紹介しようと思います。
個人的には以下のタイミングで4回報告すればOKかなと思います。
- 1日の始まり（業務予定や方針の確認）
- 午前の終わり（進捗報告）
- 午後3時頃（途中経過の確認）
- 1日の終わり（成果や問題点の報告）
良好な人間関係を築く様にする
友達になれ。とまでは行きませんが、仕事は結局人と人なので嫌われるより、良好な人間関係の方がいいですよね。
良好な人間関係を築くためのヒントを紹介しようと思います。
感謝の気持ちを伝える
忙しい中時間を割いて教えてくれる前任者や同僚に対して、心からの感謝を伝えましょう。「丁寧に教えていただきありがとうございます」「おかげで理解が深まりました」などの言葉は、関係構築に大きく貢献します。
僕も、新卒で勤めた会社を退職した時、後任の入社が遅れ1週間ほどしか一緒に仕事する事ができませんでした。
その際、後任の方から「ケンドーマメさんがいてくれてよかった。短いが直接引き継げてよかったです。」と言われて嬉しかった経験があります。
前任者の苦労を理解する
前任者が構築してきた業務の流れやシステムには、様々な経緯や苦労があるはずです。
すぐに「これは非効率だ」と批判するのではなく、まずはその背景を理解しようとする姿勢が大切です。
「この方法を採用された理由や経緯について教えていただけますか？」と尋ねることで、表面的には見えない重要な情報を得られることがあります
まとめ
新しい職場での引き継ぎを成功させるためには、最初は言われた通りに仕事をして、慣れてきたら主体的に学びましょう。
そして適切に質問し、良好な人間関係を構築することが重要です。
これらの心構えを実践することで、様々な具体的なメリットが得られます。
早い段階で会社の戦力として活躍できる
主体的な学習姿勢と体系的な引き継ぎノート作成により、業務の習得スピードが格段に向上します。
通常3ヶ月かかる習熟が1ヶ月程度で達成できることも珍しくありません。
会社の人と信頼関係を構築する事ができる
適切な報告や質問、感謝を伝える事で、上司や先輩から信頼を得る事ができます。
この信頼関係は昇進や重要プロジェクトの任命など、長期的なキャリア発展の土台となる可能性が高いでしょう。。
精神的ストレスの軽減
わからないことを適切に質問する姿勢や失敗への対処法を身につけることで、新しい環境特有の不安やプレッシャーなどのストレスを軽減できる可能性が高いです。
精神的なストレスが減ると、仕事のパフォーマンスも自然と向上すると思います。
新しい環境に早く慣れる事ができる
業界知識や専門用語を積極的に学び、前任者との良好な関係を構築することで、新しい職場文化や風土に素早く馴染むことができます。
これにより、新しい職場で働きやすくなると思います。
最初の数ヶ月は特に大変ですが、この記事で紹介した心構えを日々の業務に取り入れることで、「ただの新人」から「信頼される戦力」へと変わる事ができるかもしれません。
今日から一つでも実践してみてください。小さな行動の積み重ねが、あなたの職場での評価と満足度を大きく変える第一歩となります。
あなたの新しいスタートが実り多きものになることを心から願っています！
僕も転職組なので、一緒に頑張りましょう！
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